¿Qué significa workflow?

El workflow es un registro de una serie de actividades o tareas, relacionadas entre sí, que se realizan en un orden determinado. Estas actividades o tareas pueden ser realizadas en tal proceso por personas o no. Esto es porque los trabajos pueden ser realizados también por máquinas y/o softwares. Puede llevarse a cabo de una forma únicamente manual o automatizarlo de forma tecnológica.  Esta opción tiene varias ventajas, ya que resulta más eficiente, es más cómoda para el equipo que realiza las actividades y es más asequible.

El workflow  permite registrar las tareas, quiénes y cómo la realizan, etc. Nos permite hacer un seguimiento y gestión ordenada siguiendo unas pautas establecidas y puestas en común por aquellos que usan este método.

¿Cómo realizar un workflow?

Para crear un workflow bien automatizado y que funcione correctamente, se deben tener claros unos aspectos básicos:

• El equipo: se debe tener constancia de los integrantes del equipo y la labor que desempeñan.
• Objetivos: se debe conocer la finalidad de realizar dicho método y la finalidad con la que se desarrolla.
• Los datos: recolectar y compartir la información relevante e importante que cada integrante del equipo necesite para la realización de sus actividades.
• Diseñar: trabajar en como va ha ser comunicada y expresada la información.
• Crear: se pone en práctica los recursos escogidos y se ponen en práctica.
• Comprobar: estudiar y medir los resultados de cómo se ha desarrollado, para detectar errores y mejoras futuras.

Para una correcta monitorizar del workflow, es importante que el software pueda manejar los aspectos mencionados anteriormente con:

Por un lado debe haber un documento que reúna los sectores y campos relevantes e información sobre estos. Estos documentos suelen ser unos formularios donde se recoge el nombre del participante o trabajador, su contacto, ocupación, gastos, etc.

Por otro lado debe haber una muestra que represente la realización de las tareas y cómo se desempeñan. Esto se consigue mediante un diagrama de proceso, que representa esta información de una forma gráfica.